corporate governance

Corporate governance

_____


Onze regels van goed bestuur



De VZW LAW is een kleine organisatie met zeer korte communicatielijnen tussen alle betrokkenen.


Desalniettemin conformeren wij onze werking waar mogelijk aan de aanbevelingen voor goed bestuur in de social profitsector, die in 2016 werden ontwikkeld door de Vlaamse Overheid.



AANBEVELING 1

De visie, missie en waarden geven de identiteit weer van de organisatie; ze worden duidelijk omschreven en worden bekrachtigd door de raad van bestuur en de algemene vergadering. In de visie zijn de principes van maatschappelijk verantwoord ondernemen opgenomen.

De visie, missie en waarden vormen samen het referentiekader van de organisatie waaraan alle strategische beslissingen die de organisatie neemt, worden afgetoetst.

 

AANBEVELING 2

De visie, missie en waarden worden regelmatig onder de loep genomen door de raad van bestuur en de algemene vergadering om na te gaan of ze nog aangepast zijn aan de steeds wijzigende maatschappelijke context en of ze nog overeen stemmen met de richting die de organisatie uit wil.

De algemene vergadering bewaakt de overeenstemming van de strategische en operationele doelstellingen - die uitgetekend worden door de raad van bestuur - met de missie, visie en waarden. De algemene vergadering overlegt hierover minstens één keer per jaar. De reflectie van de algemene vergadering wordt opgenomen in het verslag.

 

AANBEVELING 3

Er is een duidelijke taakafbakening tussen de verschillende bestuursorganen: de algemene vergadering, de raad van bestuur, het dagelijks bestuur (in voorkomend geval) en de directie.

De bevoegdheden van de algemene vergadering en de raad van bestuur worden vastgelegd in de statuten.

 

AANBEVELING 4

De algemene vergadering is een controleorgaan van de raad van bestuur. Om die controlefunctie ten volle te kunnen uitoefenen, telt de algemene vergadering meer leden die niet in de raad van bestuur zetelen dan leden die wel in de raad van bestuur zetelen.

 

AANBEVELING 5

De samenstelling van de algemene vergadering wordt beschreven in de statuten. De organisatie kan – indien zij dat wil – meerdere categorieën van leden voorzien, die een verschillend stemrecht kunnen hebben.

 

AANBEVELING 6

De algemene vergadering stelt een profiel op voor de leden van de raad van bestuur, met het oog op een evenwichtige samenstelling van de raad van bestuur. De leden van de raad van bestuur zijn onderling complementair.

Het profiel wordt opgesteld op basis van de vereiste kennis en competenties die een lid van de raad van bestuur dient te bezitten. De profielen worden gebruikt bij de selectie en evaluatie van de leden van de raad van bestuur.

 

AANBEVELING 7

De algemene vergadering bepaalt of er onverenigbaarheden zijn met het opnemen van een mandaat als lid van de algemene vergadering of als bestuurder.

 

AANBEVELING 8

De algemene vergadering bepaalt de vereiste aanwezigheid of vertegenwoordiging van de bestuurders om geldig te kunnen vergaderen en stemmen. De algemene vergadering bepaalt de vereiste stemmen, die nodig zijn om beslissingen te nemen.

 

AANBEVELING 9

De algemene vergadering komt minstens twee keer per jaar samen om haar controlefunctie op de raad van bestuur te kunnen uitoefenen. Dat is een noodzaak om haar bevoegdheden, waaronder het bespreken en de goedkeuring van de begroting en de rekeningen, alsook het bewaken van de visie, missie en waarden van de organisatie, te kunnen vervullen.

 

AANBEVELING 10

De samenstelling van de raad van bestuur wordt vastgelegd in de statuten. De algemene vergadering kan verschillende categorieën van bestuurders vastleggen.

 

AANBEVELING 11

Noch vertegenwoordigers van het subsidiërende of toezichthoudende overheidsagentschap, noch de personeelsleden van de organisatie zetelen in de raad van bestuur van een organisatie.


AANBEVELING 12

De leden van de raad van bestuur worden verkozen door de algemene vergadering voor een bepaalde periode. De algemene vergadering bepaalt de hernieuwbaarheid van het bestuurdersmandaat. Dit wordt opgenomen in de statuten.

De algemene vergadering legt de wijze van benoeming, afzetting en vrijwillig ontslag van bestuurders vast in de statuten.

 

AANBEVELING 13

De algemene vergadering stelt een tijdsschema op voor het aanstellen en aftreden van bestuurders. Om de paar jaar (afhankelijk van de periode die de organisatie heeft bepaald op basis van aanbeveling 12) wordt (slechts) een deel van de raad van bestuur vervangen zodat de kennis en de continuïteit in de raad van bestuur verzekerd is.

 

AANBEVELING 14

De raad van bestuur duidt onder zijn leden een voorzitter en een ondervoorzitter aan en kan ook andere functies, zoals een penningmeester, een secretaris en een gedelegeerd bestuurder aanduiden.

De raad van bestuur duidt een voorzitter aan op basis van een vooraf vastgelegd competentieprofiel. De voorzitter van de raad van bestuur is tevens de voorzitter van de algemene vergadering.

 

AANBEVELING 15

Vanuit het principe van de scheiding van functies wordt de functie van voorzitter niet gecombineerd met de functie van directeur.

 

AANBEVELING 16

De raad van bestuur handelt als college. Dit wordt opgenomen in de statuten.

 

AANBEVELING 17

De raad van bestuur stelt een procedure op met betrekking tot belangenvermenging voor de leden van de algemene vergadering en voor de bestuurders. Deze procedure wordt opgenomen in het huishoudelijk reglement.


AANBEVELING 18

De raad van bestuur kan als aanvulling op de statuten een huishoudelijk reglement opstellen.

De algemene vergadering keurt het huishoudelijk reglement goed. Deze bevoegdheid van de algemene vergadering wordt opgenomen in de statuten.

 

AANBEVELING 19

De voorzitter van de raad van bestuur stelt samen met de directie van de organisatie de agenda op van de raad van bestuur. De agenda en de nodige documenten voor de vergaderingen van de raad van bestuur worden tijdig bezorgd aan de bestuurders.

Tegenover dit recht op informatie van de bestuurders staat de discretieplicht van elke bestuurder.

 

AANBEVELING 20

De algemene vergadering bepaalt of er aan de bestuurders een vergoeding wordt toegekend. Dit wordt opgenomen in het huishoudelijk reglement.

Indien de algemene vergadering een vergoeding toekent aan de bestuurders, wordt dit verantwoord in het vergoedingsverslag, dat deel uitmaakt van het jaarverslag.

 

AANBEVELING 21

Bestuurders krijgen de kans om deel te nemen aan opleidingen of vormingsmomenten, intern of extern georganiseerd. Bijzondere aandacht gaat naar de introductie voor nieuwe bestuurders.

 

AANBEVELING 22

De raad van bestuur evalueert tweejaarlijks zijn eigen werking en koppelt hierover terug met de directie. ww.departementwvg.be

 

AANBEVELING 23

Indien de organisatie beslist om gebruik te maken van één of meer adviserende comités of comités waaraan bepaalde bevoegdheden worden gedelegeerd, ter ondersteuning van de raad van bestuur, wordt het mandaat van een comité vooraf besproken met de raad van bestuur. De verantwoordelijkheden, verplichtingen, bevoegdheden, de samenstelling en de werking van elk comité worden vastgelegd in het huishoudelijk reglement.

Het comité rapporteert rechtstreeks aan de raad van bestuur. ww.departementwvg.be

 

AANBEVELING 24

De raad van bestuur benoemt en ontslaat de directie op basis van een vooraf bepaald profiel.

 

AANBEVELING 25

De raad van bestuur bepaalt de verloning van de directie en verantwoordt dat loon in het vergoedingsverslag.

 

AANBEVELING 26

Een delegatie van de raad van bestuur voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de directie. Een weerslag van het gesprek wordt opgenomen in een verslag dat besproken wordt met de raad van bestuur.


AANBEVELING 27

De directie voert, in samenspraak met de raad van bestuur, een duurzaam financieel beleid en plant daarvoor haar rendabiliteit, solvabiliteit en liquiditeit.

 

AANBEVELING 28

De directie bezorgt de nodige informatie over de werking en de financiële situatie van de organisatie aan de raad van bestuur en de algemene vergadering met het oog op een goed functioneren van de bestuursorganen.

 

AANBEVELING 29

De directie ontwikkelt systemen van risicobeheersing en interne controle om risico’s tijdig te detecteren en te beoordelen en er passend op te reageren.

De raad van bestuur (of, als het is opgericht, het auditcomité) ziet hierop toe.

 

AANBEVELING 30

De directie neemt in beginsel met raadgevende stem deel aan de vergaderingen van de raad van bestuur.

 

AANBEVELING 31

De raad van bestuur en de directie voeren een kwaliteitsvol en transparant beleid omtrent de bestuurlijke en organisatorische samenwerkingsverbanden waar de organisatie deel van uitmaakt.

 

AANBEVELING 32

De raad van bestuur en de directie investeren in een netwerk van stakeholders rond de organisatie.

De raad van bestuur en de directie ontwikkelen een model om duidelijk te communiceren naar de verschillende groepen van stakeholders en hen op gepaste wijze te betrekken bij de werking van de organisatie. Er wordt een strategie ontwikkeld ten aanzien van de interne stakeholders, zijnde het personeel en de vrijwilligers en de externe stakeholders, zijnde onder meer de gebruikers en de subsidiërende overheden.

 

AANBEVELING 33

De organisatie communiceert open over haar beleid en strategie.

De raad van bestuur evalueert en bespreekt jaarlijks zijn extern communicatiebeleid. De raad van bestuur legt vast welke informatie met welke regelmaat aan welke groep van stakeholders wordt bekendgemaakt. De bekendmaking van de samenstelling van de bestuursorganen maakt hier deel van uit.

 

 

 


voor wie meer wil weten over de inhoud van de voorgaande aanbevelingen, zie: